[스크랩] 사업보고서 작성 엑셀 프로그램 도움말(레지오 사업보고서 작성시 유의사항)

자료도움말 (VER 1.3)

1. 자료의 개요

1) 본 자료는 레지오 Pr. 월례보고서 및 사업보고서를 작성하기 위하여 엑셀로 만들었습니다.

2) 정확한 사업보고 및 자료의 편리한 취합을 위하여 엑셀문서의 필요성이 대두 되었습니다.

3) 상급평의회에서 나오는 양식에 최대한 일치하도록 노력하였으며 바뀌면 변경해야 합니다.

- 아예 상급 평의회(세나뚜스)에서 엑셀화 또는 전산화 되었으면 좋겠습니다.

- 양식의 변경이 있는 경우 Ver 1.31로서 변경하여 네이버카페 http://cafe.naver.com/ytscl에

올려 놓겠습니다. 그럴 경우 기존 자료의 내용은 새로운 양식에 복사(Ctlr+C)하면 됩니다.

4) 사업보고서 양식상 엑셀작업을 필요로 하지 않더라도 일원화를 위하여 전부 엑셀화 하였습니다.

5) 아래 Sheet별 항목을 보면 "작성/표지/사업/활동/특항/월별/도움말이 있습니다

① 작성: 모든 자료의 입력시트이며, 이곳의 입력사항을 통하여 월례/사업보고서가 완성됩니다.

② 표지: 사업보고서의 1면 표지로서 작성Sheet에서 기본항목 입력하면 완성됩니다.

③ 사업: 사업보고서의 2면 으로 작성Sheet에 입력하면 완성됩니다.

④ 활동: 사업보고서의 3면 '활동사항'으로서 작성Sheet에 입력하면 완성됩니다.

⑤ 특항: 사업보고서의 4면 '특기사항'으로서 직접입력하거나, 워드한글로 대체하셔도 됩니다.

⑥ 월별: 월례보고서로서 작성Sheet의 내용에 의해 수치는 자동계산, Text는 반자동으로 완성됩니다.

2. 자료 작성에 따른 소요시간

1) 매월 한번 마감하는 기분으로 입력을 하면 인쇄하는데까지 10분이면 월례보고서가 완성됩니다.

2) 1년에 한번하는 사업보고서는 달(월)이 모여서 되는 것이기 때문에 월례보고서가 만들어지면

특기사항(신앙체험/수기 등)을 제외하고 사업보고서는 자동으로 완성됩니다.

3. 자료작성방법 (본 자료 작성의 기초는 '서기회의록'이므로 서기회의록을 충실하게 작성해야 합니다.)

1) 엑셀을 전혀 사용하지 못하는 분이라도 PC 키보드만 칠 줄알면 누구나 활용할 수 있습니다.

2) 입력 방법

①

은 작성화면에서 모든 항목 직접 입력하는 란입니다.( 그외 색 Cell 입력불가)

- 입력 내용, 특히 숫자를 지울 때는 SPACE BAR를 사용하지 말고 가능하면 마우스 내용지우기로 하세요.

②

글자

빨강색은 자동으로 입력이 되는 항목입니다.

③

글자

파랑색은 잘 변하지 않는 항목에 대하여 파란색으로 정했는데 일관성은 없습니다.

④

월례보고서의 행사란 입력은 반자동이며 해당월에 '대상' 기준으로 A~Q를 선택 입력합니다.

3) 매월별 주회차수대로 서기회의록을 보고 더하기 해가면서 입력하시기 바랍니다.

예; 묵주기도 횟수입력일 때 =30+40+200+120+30

- 간부 및 단원 출석횟수와 활동사항 횟수 등을 입력 할 때도 반드시 =1+1+2+1+1 이런 형태로

입력 바라며 횟수 1회입력도 마찬가지로 =1로 입력하여 과정 및 정확성을 유지바랍니다.

※ 엑셀은 뷰어가 아닌 2000/2003/2007 버전중에 아무거나 PC에 설치되어 있어야 합니다.

①입력방법: 입력하고자 하는 셀에다 마우스 커서를 놓고 =1을 하고 엔터키를 치면됩니다.

②수정방법: 문자나 숫자 마찬가지로 해당 셀에 가서 F2를 눌러 수정 및 추가하면 됩니다.

( 엑셀에 관한 사항은 별도 교육의 문제인 만큼 거론하지 않겠습니다 )

- 수기로 집계할 때 '正'을 한다고 생각하면 됩니다만 (PC가 훨씬 편하죠)

- 계산기는 사용하지마시기 바랍니다.(입력내용참조)

4) 본 엑셀화 월례보고서를 3개월정도만 사용하다 보면 처음보다 훨씬 익숙해집니다.

4. 보고자료의 기준

1) 각 Pr.의 사업보고 시기에 따라 Sheet제목을 변경하시기 바랍니다. (12개월 = 12 Sheet)

2) 꾸리아 회의는 전월 사업보고를 하는 것이므로 아래 해당월을 인쇄하여 제출바랍니다.(또는 통째 메일전송 5Mb)

5. 자료의 인쇄 및 보관

1) 따라서 월례보고서 양식과 사업보고서 양식에는 바로 쓰기를 할 수가 없습니다.

입력을 마치면 미리보기를 통하여 검토하고 틀린곳이 없으면 그대로 인쇄하면 됩니다.

2) 월례/사업보고서가 덮어 씌워지는게 아니므로 연도별로 제목을 정하여 Flie저장 바랍니다.

※ 본 테이블을 잘 활용하기 위하여 별도의 파일명을 만들어 사용하시기 바랍니다.

2009-11-15

더 편리하게 개선하는데 노력하겠습니다.

본 엑셀로서 잘 활용 하시기 바랍니다 (영통성령성당 평화의 모후 Pr. 서기 정승태 가브리엘)

레지오 사업보고서 작성 유의사항

(자료 출처 - 무염시태 세나뚜스)

사업보고는 쁘레시디움이 일정기간(1년)동안 활동한 내용을 총집계하여 평의회(꾸리아)에 보고 하는

연례 행사이다.

1. 사업보고서를 작성할때는 활동의 횟수도 중요하지만 특기사항에 중점을 두는 것을 생각해야 한다.

평의회는 좋은 활동의 경험을 교환하고 배우는 장소가 되어야 하기 때문이다. (지침서 참조)

2. 사업보고서는 지정양식에 작성하고, 컴퓨터로 작성할 수도 있으나 그 지정 양식에 준해서 작성

되어야 한다

3. 보고일자는 보고를 받는 평의회 월례회의 일자를 기입한다.

4. 보고기간은 월단위로 기록한다.(일자기록 생략)

보고기간 차수는 보고기간중 첫 차수(전차 마지막 보고차수의 다음차수) 부터 보고하는 월의

마지막 차수이다.

총 보고차수의 주간 산출은 마지막보고차수 - 첫 차수 + 1로 계산한다

예; 보고기간 2009. 3월(100차) ～2010. 2월(152차) -> 152 - 100 + 1 = 53주간

5. 단원수 행동단원은 보고기준일 현재 행동단원의 수를 성별로 구분하여 기재하며, 정단원과

예비단원을 합한 수가 행동단원의 합과 일치하여야 한다.

행동단원의 합은 전차단원에서 입단/전입을 더하고 퇴단/전출과 제명을 뺀 수와 일치해야 한다.

6. 출석률 산정에서 평의회 출석률은 평의회의 부단장에게 문의하거나 자체적으로 평의회 출석표에

의하여 기록한다.  출석률 산출시 (%)로 계산하되 소숫점이하는 사사오입한다.

예; 90.5% → 91%, 90.3% → 90%

- Pr. 간부 출석률에서 간부의 공석이 있었을 경우 출석대상 일수에서 공석기간중의 일수 만큼

공제하고 산출한다. [출석일수 ÷ (출석대상일수 - 공석일 수)] X 100

단, 원칙적으로  레지오에서 공석이 있어서는 안된다.

- 행동 단원의 장기 유고시에는 출석대상 일수에서 제외한다.

예비단원의 출석률 반영은 레지오 관리운영 지침서 26쪽에 보면 "새로 입단한 단원은 첫

주회합 부터 기존 단원과 같은 좌석에 앉으며, 예비단원으로 등록되어 3개월간의 수련기가

시작되고 활동의 의무도 동시에 부여받는다."고 되어 있다.

이러한 예비단원에 대해서는 참관제도가 없어지고 입단과 동시에 행동단원으로서 레지오 활동을

시작하게 된다. 따라서 당연히 출석을 부르고 출석률에도 반영을 해야 한다.

7. 회계보고는 전차 보고 이월금에서 수입을 더하고 지출을 뺀 잔액이 일치하는가를 먼저 확인한다

- 지출항목의 경우 지출내용(금액)이 상급평의회의 지출기준과 일치하는가를 점검한다.

- 쁘레시디움에 있어서 일반적인 지출항목은 상급평의회 의연금/주회꽃값,초값/인쇄비(사업보고)/

위령미사예물 등이 있다.

8. 통신교환에서 수신과 발신은 건 수만 기록하고 양식의 통 수는 생략한다.

- 통신교환은 상급평의회 등과 주고 받은 문서의 건 수를 기재하며 평의회 회의자료/월례보고서/

사업보고서/종합보고서/교육신청서/간부임명신청서 등이 해당된다.

- 레지오 마리애 내부 문서의 경우 벡실리움 표장을 찍는 것이 원칙이며 같은 내용의 문서는 통

수에 관계없이 1건으로 취급한다.

그러나 벡실리움 표장이 찍힌 공문이나 양식의 경우에도 필요사항이 기재되지 않은 빈 양식은

문서에 해당하지 않는다

- 또한 교회 내 타 단체 혹은 외부기관으로부터 접수된 문서의 경우에도 접수문서가 되며 접수건

수에 포함된다

- 상급평의회 공지사항을 전파함에 있어서 꾸리아가 공지사항을 배부하며, 동일내용의 상급

평의회인 꼬미시움이나 세나뚜스의 공지사항을 복사하여 함께 배부하는 경우 통신 교환의 건수

는 상급평의회의 공지사항/회의자료 복사본을 꾸리아 회의자료의 첨부자료로 간주해서 세나뚜스

/ 꼬미시움의 월례공지사항을 통합하여 1부로 작성한다

예; Co. 공지사항 + Re. 공지사항 + Se. 공지사항 + 꼰칠리움 서신 = 1 부

Cu. 공지사항 + Co. 공지사항 + Re. 공지사항 + Se. 공지사항 + 꼰칠리움 서신 = 1 부

- 월간지『레지오 마리애』는 수신문서가 아니다(1996. 12. Se.).

9. 교육은 꾸리아 등 상급단체가 주관하거나, 사전에 레지오의 단원/간부교육으로 참석을 공지한

교육에 한하여 기재하며  참석인원은 교육당시 행동단원을 기준으로 0명중에 0명을 참석으로

표시한다.

- 다만, 몇주에 걸처 교육이 진행된 경우 교육기간을 기준으로 행동단원을 연인원으로 산정하여

대상인원과 참석인원을 표시한다.

※ 교육의 예; 레지오 단계피정, Cu. 혹은 Co. 주관 단원및 간부교육, 봉쇄피정, 기타 상급

평의회가 단원교육으로 참석을 독려한 교육(사순특강, 대림특강 등)

10. 행사는 레지오 5대 행사를 기록하며 5대행사 외의 다른 모든 행사는 기타 행사에 기재 한다

- 어디에서 주관을 했는지를 기록하고 참석자는 대상 0명중에 0명이 참석하였는지를 기록한다.

예;  주관 →  Pr.  Cu.  Co.  Re. 등  참석자/대상자 → 8/10명

※ 레지오 5대행사:

아치에스(의무)/연차총친목회(의무)/야외행사(권장)/쁘레시디움친목회(의무)/토론대회(권장)

- 성지순례/성모의 밤/사순교육(단원교육 등으로 대치하지 않은 경우)/본당의 날 체육대회( Cu.

에서 배당한 경우) 기타 영성 지도신부나 상급평의회가 참석 또는 진행을 배당한 행사를 말한다.

- 성모의 밤은 본당의 지시를 받거나 꾸리아가 직접 단원들에게 행사에 참석하도록 지시한 경우

에는 쁘레시디움 사업 보고서에 이를 기타 행사로 기록한다.

- 영성 지도자의 지시에 의한 본당 공동체 행사도 기타 행사에 포함시킬 수 있다(1995. 5. Se.).

- 위령 미사는 쁘레시디움 별로 실시하므로 쁘레시디움의 기타 행사에 포함된다. (1995. 4. Se.).

- 가두 선교는 활동이지 기타 행사가 아니다

- 성지순례의 경우에는 단원 혼자 여행 중에 방문한 성지순례는 교우들에게 권면하는 사항이나

레지오 단원으로서 기타행사의 기재사항은 아니다.

- 위령미사 참례는 우리 레지오 단원의 의무 사항이다. 따라서 반드시 미사예물과 함께 그 미사에

참례하고 사업 보고서에는 기타 행사에 포함시키며, 언제든지 쁘레시디움 별로 하도록 되어

있으므로 주관은 단순히 Pr.라고만 기재 한다. (교본 161 쪽)

그리고 이러한 위령미사는 우리의 의무사항이므로 반드시 기타행사에 포함시켜 보고 한다

11. 활동사항을 제대로 기록하기 위해서는 다음 사항이 필요하다.

- 활동보고시 사업보고서의 종목과 세목을 기준으로 보고하도록 하고, 단장계획서나 서기회의록

에도 동일한 방법으로 기록한다.

예; 입교권면중 개종권면 활동, 예비자 돌봄중 교리반 협조활동 등.

- 모든 활동보고와 기록은 가급적 육하원칙을 기준으로 보고하도록 한다.

예; 언제(활동일자.시간)/어디서(방문, 활동장소)/누구와(활동대상자)/무엇을(활동내용)/

어떻게(활동방법)/왜(활동동기 등) .

- 주요 활동대상자는 명단을 별도 관리한다 (입교권면 등)

- 활동횟수는 활동대상자 수 보다 같거나 많아야 한다.

- Pr. 사업보고서의 활동항목에서 대상과 횟수가 구분 된 것과 대상 없이 횟수만 기재 하는

것으로 분류한다.

- 모든 활동세목에서 횟수는 무조건 1인 1회로 한다.

즉, 활동의 배당과 활동은 조별로 하되 보고는 각 개인별 1회로 계산한다.

- 교우환자와 외인환자 방문 및 돌봄에서 병원방문과 가정방문의 구분을 없앤다.

- 특별활동이나 본당협조 및 기타 활동 등에서 대상은 기록하지 않고 횟수만 기록한다.

- 가정 성화 활동은 반드시 가족 단위로 함께 기도하고, 함께 성서 읽고, 함께 미사참례 하는 것

등이 이에 해당된다. (제 304차 세나뚜스 월례회의 공지사항)

〈활동의 횟수 산정의 예〉

① 환자 방문의 경우: 조(組)에 관계없이 방문한 인원수가 활동횟수이다.

예; 1조 2명 동시 방문은 2회/ 1조 2명 각기 방문은 2회/ 1조-1명 2조-1명 혼합 방문 역시2회.

② 호구조사(호별방문)의 경우: 방문한 가구 수가 대상의 숫자이다.

③ 차량 봉사의 경우: 차량 동원 횟수가 활동의 횟수이다.

④ 출판물 보급의 경우: 출판물을 전달받은 사람의 수가 횟수이다.

⑤ 쁘레시디움 사업보고서에 연도를 집계할 때:

- 대상: 망자 1인당 대상 1

- 횟수: 연도에 참가한 인원을 전부 연도 횟수로 계산한다.

예 ;어느 쁘레시디움의 단원 10명이 모두 같은 시간에 상가를 방문하여 연도를 바쳤을

경우에는 대상 1 횟수10 이며 각기 다른 두 개의 시간대에 4명과 6명으로 나누어

방문했을 때는 대상 1 횟수 4+6으로 이때도 대상은 1명 횟수 10회이다

⑥ 소공동체 모임활동(반모임/형제회모임)의 대상자는 구역.반의 숫자에 관계없이 참석한 단원

수 만큼 활동의 횟수로 계산한다.

12. 특기사항 기록은 쁘레시디움의 전단원이 함께한 활동이 아닌 단원 한 두명이 개인적으로 한

활동을 기재한다는 것은 원래의 취지에 반드시 합당하다 하기 어려운 사항이므로  다시 한번

생각해 보아야 할 것이며 매년 동일한 사안이 반복적으로 보고 되지 않도록 유의해야 할 것이다.

특기사항에 활동내역을 기재할 경우에는 활동대상자의 실명이 기재되지 않도록 유의해야 한다.

사업보고에 있어 보고서양식에 기재된 모든 사항이 중요한 사항이지만 사업보고서의 취지상

특기사항이 우리 쁘레시디움의 활동을 반증하고 타 쁘레시디움 간부들과 서로의 경험을 나눌수

있는 가장 중요한 사항 이므로 반드시 기재하도록 노력해야 한다.

< 사업보고서의 준비를 위한 모임과 전임간부의 협조>

사업보고서를 준비할 경우 그 준비를 서기나 단장에게 일임 할것이 아니라 전단원이 함께하는

준비시간을 갖는 것이 좋다.  물론 자료의 집계나 정리사항의 기재는 그 직책상 서기나 회계가

한다고 하더라도 4간부와 단원들이 함께 모여 사업보고 자료를 검토하고 지난 일년의 활동에

대해 반성하는 시간을 가져야 할 것이다.

이때 전임간부는 전년도 보고시 참고사항과 보고서 작성시 점검사항을 조언해 주는 등의 적극

적인 협조를 보여야 한다.

사업보고에 있어서 미비한 점이 발생하는 것은 사업보고가 1년에 한번씩 하는 연례행사임을

감안 할때 전임간부가 도제제도 개념의 협조가 절실히 필요한 사항이며, 현 간부의 사업보고시

실수는 전임간부의 방조에 의한 것임을 명심해야 할 것이다.

< 사업보고시 보고자의 자세 >

보고자는 보고시 겸손한 자세로 보고에 임해야 하며, 보고내용을 다르게 판단하거나 잘못 이해

하여 잘못된 질의가 있다하더라도 이를 상세히 설명하여 질문자를 이해시키려는 노력을 해야한다.

또한 질책은 우리 쁘레시디움이 좋은 쁘레시디움으로 성장하게끔 유도하는 애정 어린 충고라는

점을 잊지 않고 성실한 자세로 경청해야 할 것이며, 감정적인 맞대응을 자제해야 할 것이다.

< 질문자의 자세 >

활동에 대한 질의는 보고하는 쁘레시디움이나 꾸리아의 활동에 대하여 서로 나누고 이를 통하여

우리가 더 좋은 활동의 길을 찾는데 그 의의가 있다 할 것이다.

보고자의 자세처럼 내가 한 활동에 대한 질의를 한다는 심정으로 한다면 가끔 연출되는 질의응답

시간의 파열음은 막을 수 있을 것이다

질의 시에는 거수하여 평의회 단장의 지명을 받아 소속, 직책, 성명을 먼저 밝힌 후 질의내용에

대해 발언하고, 본인의 질의에 대해 본인이 희망하는 답변이 나오지 않는다 하여 발언 이외의

불평을 지속 하여서는 안되며, 평의회 간부의 지침에 순명하는 자세를 갖추어야 할 것이다.

예의를 갖춘 적극적인 질의 응답 그것은 사업보고의 꽃이며, 우리 레지오 마리애의 불꽃을

영원히 타오르게 하는 좋은 기름의 역할을 하게 할 것이다.

또한 사업보고에 대한 질의를 좋은게 좋다는 식으로 넘기거나, 평의회를 빨리 끝내야지 하는

자세로 임한다면 이는 평의회에 참석하는 평의원의 바른 자세라 할 수 없을 것이며 평의원의

임무를 를 소흘히 하는 일이 된다.

쁘레시디움 간부님들의 노고에 감사드리며 유익한 사업보고가 되시길 기대합니다.

출처 : 천주교덕수성당

글쓴이 : 로사리오리 원글보기

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